La transformación digital comienza por uno mismo

(English version: Digital transformation starts with yourself)

Leyendo el artículo de la Wharton – University of Pennsylvania titulado “The Digital Leader: Self-transformation for Long-term Success” me he acordado de una reflexión que me hago a menudo cuando estoy reuniones de directivos dónde hablamos de la importancia de la transformación digital de las organizaciones. Todos estamos convencidos que estamos en un periodo de profundos cambios, pero pocos se dan cuenta que, para poder liderar estos procesos de cambio, los directivos tenemos que aplicarnos un proceso de transformación digital personal.

Liderazgo, según la definición clásica, es el proceso de influencia en un conjunto de personas haciendo que trabajen como un equipo, con entusiasmo hacia el logro de unas metas y objetivos compartidos. Yo soy de los que creo que no es posible ser un líder realmente transformador sin predicar con el ejemplo. ¿Cómo podemos pedir a los demás que hagan un importante esfuerzo de cambio, asumiendo riesgos, si el que lo propone no practica con el ejemplo? O cómo dice el artículo de Wharton, el líder es la persona que guía a la organización en el proceso de transformación: si el líder no ha transformado su mirada del mundo, va a ser realmente difícil que tenga la credibilidad para conducir estos cambios con éxito.

Clasifico a los directivos en tres grupos: prehistóricos digitales, inmigrantes digitales y nativos digitales. Directivos nativos digitales son los que han vivido toda su vida educativa y profesional en la era de Internet: existen en start-ups y pocas empresas más. Para el resto de organizaciones, los directivos son prehistóricos, es decir, ignorantes de las posibilidades de las tecnologías e incapaces de liderar los cambios que implica; o inmigrantes digitales, los que hacemos un gran esfuerzo cada día para estar al día de las oportunidades de las nuevas tecnologías.

Como dice el artículo, ser digital en el ámbito personal significa hacer el esfuerzo de pensar y actuar como “disruptores” digitales, y saber aprovechar este nuevo marco mental, conocimiento y habilidades dentro de tu negocio. Los nativos digitales son “digitales por defecto”, es su marco mental natural. En cambio, los que somos inmigrantes digitales debemos hacer un gran esfuerzo de forma continuada y eso no es nada fácil.

Participo en reuniones, grupos de trabajo y proyectos dónde se hace evidente la contradicción de los participantes entre lo que se predica – la transformación digital – y lo que se practica en el ámbito individual, una gestión profesional y personal “analógica” y basada en el papel.

Hace un par de años que me autoimpuse el objetivo de “ser digital” para intentar crear este nuevo marco mental, prerrequisito para ser capaz de proponer soluciones disruptivas. Os comento que significa “ser digital” en mi actividad diaria profesional y personal a partir de un conjunto de situaciones (o, como decimos profesionalmente, casos de uso)

  • Cero papeles en la mesa: el principal indicador de una gestión “analógica” basada en papel es tener la mesa llena de papeles. Intento no tener ningún papel encima la mesa. Casi lo he conseguido: tengo una bandeja con pocos papeles que me han entregado y no destruyo porque no tengo copia en formato electrónico o son originales que me interesa conservar. En relación con los documentos en papel históricos, hace un par de años hice el esfuerzo de digitalizar los que consideré de interés a nivel profesional y personal. Eliminé una enorme cantidad de expedientes y papeles.
  • Digitalizar el papel: todos los documentos que recibo en papel los escaneo utilizando la función de Evernote “quick note photo” (opción de pago) que hace una foto, extrae el documento, elimina el entorno y hace algunas correcciones. El resultado es excelente. Cuando me entregan un documento de muchas páginas pido que me envíen copia por correo electrónico. El 99 % del papel que recibo va a la papelera de reciclaje que tengo en mi despacho en menos de cinco minutos.
  • Acceso a los documentos: como principio no imprimo nunca ningún documento. Utilizo siempre mi tableta o portátil para acceder a los documentos que tengo que necesito. La mayoría los tengo guardados en Dropbox que me facilita la sincronización de los documentos digitales entre los diferentes dispositivos y tener acceso a ellos desde cualquier lugar. El resto los tengo en Evernote. Cuando tengo que enviar copia de un documento envío habitualmente un enlace compartido de Dropbox o Evernote.
  • Notas de reuniones: la agenda y las notas de las reuniones las tomo directamente en Evernote. Al finalizar la reunión comparto mis notas, a modo de acta sencilla. A veces, las comparto en modo edición por si alguna otra persona quiere añadir o corregir o el contenido.
  • Tarjetas de visitas: las tarjetas de visita que recibo las digitalizo con mi teléfono móvil al momento con Camcard (gratuita), guardo los datos en los contactos y habitualmente devuelvo la tarjeta en papel (aunque a veces parece una descortesía). Cuando no la devuelvo va a la papelera de reciclaje.
  • Artículos y noticias de interés: cuando veo un artículo o noticia de interés en una página web y en ese momento no puedo leerlo, nunca lo imprimo. Lo guardo digitalmente en GetPocket con un clic: tengo la extensión instalada en todos los navegadores que utilizo. Una vez a la semana intento revisar los artículos guardados y leerlos en mi tableta, aunque sinceramente nunca tengo tiempo de leerlos todos.
  • Prensa y revistas: cada día hojeo dos periódicos digitales de dos tendencias ideológicas diferentes para contrastar la noticas. Y estoy suscrito a varias revistas digitales que consulto semanalmente. Me he dado de baja de todas las suscripciones que tenía en papel, aunque curiosamente hay quién me las continúa enviando ;-(.
  • Tarjetas de fidelización: las tengo todas digitalizadas con Mobile Pocket. A diferencia de otras, esta aplicación permite compartir las tarjetas virtuales con la familia. Cuando comencé a utilizar Mobile Pocket me cambié a una cartera más pequeña. Ahora solo llevo el título de familia numerosa que solo utilizo cuando voy al cine porqué me hacen un descuento.
  • Firma de documentos: firmo todos los documentos de trabajo electrónicamente utilizando la solución de porta firmas del Consorci AOC o la funcionalidad de firma electrónica de Adobe Reader.
  • Información del banco: desactivé hace mucho tiempo la opción de las comunicaciones por correo postal. Ahora recibo correos electrónicos y utilizo la aplicación Fintonic (muy recomendable) para hacer un seguimiento de mis gastos e ingresos, con una visión integrada de cuentas de diferentes bancos y con propuestas y avisos personalizados que realmente me interesan.
  • Otras aplicaciones que también utilizo y que han sustituido a elementos analógicos:
    • Slack para la colaboración digital en equipos de trabajo en lugar de enviar correos electrónicos. Aunque en Estados Unidos esta herramienta está en auge, la verdad no es nada fácil cambiar los hábitos de trabajar con correo electrónico.
    • Redmine para la gestión de proyectos de desarrollo tecnológico
    • Todoist para la gestión de proyectos y tareas en general
    • Out of milk para gestionar los recordatorios de la compra. También permite compartir la información con la familia
    • Spotify para escuchar música

Los principales resultados de este proceso son:

  • He creado mi “despacho personal virtual” que me permite trabajar y acceder a todos los documentos en cualquier lugar y momento.
  • Estoy siempre conectado con mis compañeros y colaboradores.
  • He mejorado la colaboración y transparencia de la información.
  • He reducido el tiempo en buscar documentos antiguos: todos están digitalizados y etiquetados
  • Estoy más y mejor informado de lo que me interesa
  • He aumentado el impacto de mis aportaciones a través de las redes sociales
  • He mejorado mi eficiencia y mi gestión del tiempo

Lo digital conlleva muchas ventajas, pero hay algunos casos en los que el uso del soporte papel me aporta un “valor” especial. Continúo utilizándolo en esquemas, bocetos, post-its de lluvia de ideas, notas personales o para leer libros.

Finalmente, hay un tema de actitud. Ser digital implica una actitud permanente de estar abierto al cambio y a nuevos aprendizajes. Una de mis fuentes principales de aprendizaje es observar a los “millennials” y, concretamente, a mis hijos, ahora en fase adolescente, y analizar qué tecnologías utilizan y cómo las utilizan. Ellos son nativos digitales y estoy convencido que crearan un futuro muy diferente al que nosotros somos capaces de imaginar.

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2 respostes a “La transformación digital comienza por uno mismo

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